Come scegliere la sede per un evento ibrido

Come scegliere la sede per un evento ibrido Come deve essere la location perfetta per un evento ibrido?…

Come deve essere la location perfetta per un evento ibrido?

Mentre ci avviamo alle prime caute aperture, l’industria degli eventi è sempre più consapevole che la realtà relativamente nuova degli eventi ibridi rimarrà e si ritaglierà uno spazio sempre più interessante. Il futuro è flessibile e devono esserlo anche le location. Abbiamo visto i pali della porta spostati abbastanza volte a questo punto per sapere che, andando avanti, il denaro intelligente è sulla produzione di eventi ibridi.

Cos’è un evento ibrido?

Pubblico online e offline condividono lo stesso evento, si godono i medesimi contenuti e la stessa produzione. Quando si tratta del rapporto tra membri del pubblico fisicamente presenti e utenti remoti, il modo in cui è strutturato un evento ibrido può variare ma il concetto di fondo rimane lo stesso: è un evento fisico con un pubblico online e offline.

Il fascino di questi eventi è evidente; i contenuti possono essere forniti anche rispettando le restrizioni e la modalità ibrida permette di raggiungere un pubblico più ampio, con un eccellente grado di sicurezza. Ovviamente, non richiede poco impegno e l’organizzatore deve diventare un po’ anche ‘produttore’ di eventi: deve gestire l’esperienza di due pubblici molto diversi, attraverso due mezzi ancor più diversi. Quindi ogni cliente vuole essere certo di aver scelto un luogo che renda l’evento ibrido il più semplice possibile ma anche efficace, meglio ancora se memorabile.

Cosa deve offrire la location del mio evento ibrido? 

Per restringere la selezione, vediamo cinque aree chiave su cui concentrare l’attenzione quando cerchiamo una potenziale nuova location.

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La sicurezza prima di tutto

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Strutture tecnologicamente affidabili

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Connessione efficiente

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Infrastruttura AV

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Empatia e competenza

La sicurezza prima di tutto

Iniziamo da ciò che dovrebbe essere ormai ovvio: igiene e sanificazione costanti sono un dovere, per produttori e organizzatori di eventi, nei confronti dei partecipanti, relatori, fornitori, sponsor e operatori tecnici. La location deve fornire documentazione adeguata sul modo in cui è assicurato il rispetto dei protocolli Covid e la formazione del personale. Trovare nell’organizzatore un atteggiamento rispetto alla sicurezza proattivo e coscienzioso è fondamentale.

Consideriamo anzitutto gli spazi offerti dalla location: prima avremmo potuto scegliere in base al mood,  all’atmosfera… ma oggi è fondamentale disporre di spazi più ampi, che consentano un facile distanziamento sociale e una discreta quantità di posti a sedere per il pubblico, correttamente distanziato.

Altra nota importante: come verrà gestito il catering? Anche se non molti di noi verseranno lacrime per la perdita della coda del buffet, dovremo comunque assicurarci che gli ospiti abbiano a disposizione, se lo desideriamo, un buon food service ‘touch free’.

Strutture tecnologicamente affidabili, non solo nel design

Cosa si intende per strutture affidabili nel contesto di eventi ibridi? La flessibilità delle migliori soluzioni consente la perfetta integrazione di più tecnologie per migliorare l’esperienza immersiva nell’ambiente.

Un evento ibrido, infatti, non è una sessione di streaming effettuata con lo smartphone né un video on demand condivisibile (VOD) dopo l’evento. La scintilla che rende unico un evento ibrido si accende quando il pubblico dal vivo vive una fantastica esperienza prima ancora del pubblico online e la comunica rendendo unica l’atmosfera.

Per ottenere questo equilibrio è necessaria una perfetta integrazione della tecnologia per facilitare la partecipazione tra il pubblico dal vivo e quello virtuale: è n’esperienza che si rivolge a tutti gli spettatori in modo semplice ponendo il pubblico online e dal vivo sullo stesso livello.

A questo punto occorre preoccuparsi? Nonostante quello che si potrebbe pensare, un evento ibrido non deve richiedere enormi quantità di tecnologia costosissima, come quella necessaria per realizzare della realtà virtuale, la realtà aumentata, gli ologrammi o altri prodotti simili: la semplicità è fondamentale sia per permettere agli utenti di usufruire dell’evento facilmente e senza rallentamenti, sia perché dobbiamo offrire una esperienza quanto più possibile in real life.

Perciò la location giusta offrirà un service di qualità, con una tecnologia accessibile che si concentri sulla qualità, sulla semplicità e sull’esperienza finale, che deve essere assolutamente straordinaria.

Quindi, la location perfetta è quella che offre il migliore equilibrio tra piattaforma di streaming ed esperienza live.

Credits: Shutterstock

Nel prossimo articolo: gli ultimi consigli sulla location perfetta per un evento ibrido.