Come scegliere la sede per un evento ibrido/2
Nel nostro primo articolo abbiamo visto che gli eventi ibridi sono un mix tra evento live e virtuale.
Realizzi il tuo evento dal vivo, con il pubblico che può accedere in questo periodo di distanziamento sociale, unisci i tuoi contenuti e aggiungi una componente virtuale, in modo che il tuo pubblico possa partecipare e interagire con l’evento, indipendentemente da dove si trovi.
Il coinvolgimento è l’ingrediente essenziale negli eventi ibridi: è ciò che distingue un evento da un video, anche in live, su YouTube: un video ispiratore o educativo? Probabilmente. Coinvolgente? No.
Il coinvolgimento è anche ciò che distingue un evento ibrido da un evento dal vivo in cui siano stati inseriti elementi tecnologici: il pubblico non guarderà l’evento dal monitor: parteciperà tramite il proprio dispositivi mobili o il computer, offrendo feedback in tempo reale.
In questa seconda parte vediamo quali altri elementi considerare nella scelta della location per eventi ibridi
Per restringere la selezione delle location, nell’articolo precedente abbiamo visto le prime due aree chiave su cui concentrare l’attenzione quando cerchiamo una potenziale nuova location: la sicurezz, prima di tutto, e strutture tecnologicamente affidabili.
Cosa dobbiamo ancora domandare alla location perfetta per il nostro evento ibrido?
Connessione efficiente
Una buona connessione, veloce e stabile, è ormai l’esigenza di tutti, in particolare dalla diffusione dello smartworking. Quando si tratta di offrire un evento ibrido senza interruzioni, la disponibilità della rete è il fattore chiave.
Naturalmente i promotori degli eventi vogliono trasmettere immagini, suoni e contenuti, che sia una sfilata, una mostra o un meeting: ci aspettiamo che questa tendenza rimanga anche quando la pandemia non farà più sentire la propria presenza.
La location ideale dispone di un service IT dedicato e di un piano di backup, pronto per qualsiasi necessità: la presenza dei gruppi di continuità può fare la differenza.
E per il pubblico presente? Una connessione Wi-Fi stabile e affidabile è ormai da anni al centro dell’esperienza dei partecipanti e oggi è ancor più di un potenziatore di esperienza: la condivisione dell’evento passa tanto per la trasmissione fatta dall’organizzatore quanto per la condivisione del pubblico presente.
Infrastruttura AV
L’attenzione ai dettagli AudioVideo, anche quelli che sembrano marginali, spesso fa la differenza tra una location che tenta di adeguarsi e la location perfetta..
La tecnologia green screen è disponibile? il personale tecnico è esperto? Quali microfoni suggeriscono per la tipologia di location? Come è stato studiato il sound design interno e come può essere adattato alle esigenze dell’evento?
Empatia e competenza
Perché parlare di empatia adesso? Alla fine, nella scelta di una location certamente interviene anche l’istinto e quando si tratta di ‘percepire’ se una location sarà perfetta, l’empatia con la proprietà è un elemento fondamentale.
Oltre a verificare gli adeguamenti strutturali che abbiamo elencato, il successo dell’evento sarà completo solo collaborando con una sede che sia disponibile e flessibile.
Un risultato eccellente è l’esito di un lavoro minuzioso e paziente, ogni layout deve poter trovare la capacità dell’ambiente di plasmarsi e la creatività nel rispondere alle richieste: cogliere questa empatia è la sola garanzia di trovare supporto al naturale sviluppo del concept di ogni progetto.
