Tornare agli eventi dal vivo e gestire le aspettative
Il ritorno agli eventi dal vivo richiederà numerosi cambiamenti, non solo nel modo di stare vicini. Eppure, accettare il fatto che la normalità sarà comunque diversa e condividere queste conseguenze con i partecipanti non deve essere necessariamente negativo: se le aspettative di entrambe le parti vengono gestite prima dell’evento, nessuno sarà deluso e verranno poste le basi per un’esperienza di successo.
Trasformare in vantaggio ciò che sembra un limite per non sprecare le lezioni importanti che abbiamo appreso.
Mentre molti operatori e organizzatori sono più che pronti a tornare agli eventi dal vivo, restano comunque alcuni aspetti da considerare. Innanzitutto, come professionisti del settore, dobbiamo essere prudenti, prima di qualsiasi altro aspetto. Quindi la gestione delle aspettative è fondamentale per garantire una transizione graduale alle esperienze dal vivo.
Cosa vuol dire “gestire le aspettative”? Prepara il pubblico, e prima ancora le aziende, per un ritorno a eventi dal vivo che, magari, non hanno la grandezza del passato ma sono ugualmente creativi e sicuramente offrono vantaggi considerevoli.
Il ruolo dell’ibrido
Molti clienti sono ancora diffidenti rispetto all’organizzazione di un evento ibrido, soprattutto a causa della importante infrastruttura tecnica. Il messaggio che vogliamo dare è molto semplice: la tecnologia è dalla nostra parte.
Anche se alcuni partecipanti sono più che pronti a spingersi in mezzo alla folla, altri stanno ancora affrontando le reticenze ed i timori legati al COVID. Non tutti desiderano un ritorno immediato agli eventi dal vivo ma vogliono comunque la possibilità di partecipare. E, d’altra parte, a causa delle restrizioni sul numero di persone che possono essere presenti, non sarà ancora possibile garantire la stessa quantità di ingressi. Con l’ibrido, entrambi i problemi si risolvono facilmente.
Se consideriamo gli ulteriori vantaggi (accesso globale agli eventi, diffusione del brand, aumento del ROI…) i vantaggi sono evidenti.
Ritorno agli eventi in sicurezza
Sebbene la campgana vaccinale stia proseguendo, il virus non è stato debellato e questo potrebbe essere uno degli ostacoli più importanti da superare: dopo un anno di lockdown e quarantene, poter uscire, rivedere le persone e godersi la vita è certamente inebriante ma, come professionisti degli eventi, ora abbiamo un ulteriore elemento di responsabilità per la sicurezza dei partecipanti. Gli eventi composti da centinaia di persone richiedono la gestione della registrazione senza contatto, mascherine, stazioni di igienizzazione delle mani, test o vaccinazioni certificati e altri elementi importanti.
Informare i clienti di questi aspetti è il primo passo verso il successo. Conoscere tutti i protocolli necessari e che tutti siano ben informati è fondamentale: cosa possono aspettarsi quando entrano nella location? Cosa è richiesto ai partecipanti? Cosa viene fornito?
La soluzione è un’ottima pianificazione che permetta di controllare facilmente il flusso delle persone che entrano ed escono, organizzare i posti a sedere e gestire la disposizione degli spazi per assicurarti che tutti possano rispettare i protocolli di sicurezza.
La scelta del partner
Organizzare un evento è sempre, per un’azienda, un brand, una associazione…, un rischio imprenditoriale ed una grande opportunità: per questo è importante lavorare con partners che abbiano procedure e protocolli sperimentati e che sappiano creare l’equazione perfetta, per accompagnare il cliente a questa “nuova era di eventi” ottenendo risultati eccellenti ma, anche, godendosi il viaggio.
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